V dědickém řízení provádí notář úkony jménem soudu. Může jednat pouze s účastníky řízení (dědicové, v menším množství případů pak i s věřiteli). V žádném případě nelze podrobně odpovídat na telefonické dotazy. Notář, nebo jím pověřený pracovník nemá hodnověrně doloženo, s kým hovoří a nemá ani souhlas dědiců, aby o jejich věci hovořil bez jejich souhlasu s třetími osobami. Je nutné si uvědomit i skutečnost, že notář při telefonickém kontaktu je zpravidla zaneprázdněn právě jednáním s klienty v notářské činnosti či dědické agendě, pracovník je vytížen spoluprací na této věci, nebo ověřuje podpisy či provádí ověřené výstupy z informačních systémů. Notář může být i na úkonu mimo kancelář. Nelze na počkání nalézt spis, ten nastudovat a vyčerpávajícím způsobem odpovědět na veškeré dotazy. Doporučujeme tedy e-mailový nebo písemný kontakt se zanecháním svých kontaktních údajů, aby se mu notář mohl věnovat, až nebude zaneprázdněn.
Pokud dědicové obdrží písemnou výzvu soudního komisaře o vyjádření eventuálně doplnění informací, nelze opět předpokládat, že dostaví-li se bez ohlášení osobně do kanceláře, může se jim na počkání notář věnovat a to ze stejných důvodů, které jsou uvedeny výše. I na takovéto úkony je vhodné se objednat neb alespoň stanovit časové rozmezí takové návštěvy.

Průběh řízení o dědictví:

a) předběžné šetření

Prvním úkonem, který notář v řízení o dědictví učiní, je předvolání osoby, která je seznámena s rodinnými a majetkovými poměry zemřelého (většinou osoby, která vypravila pohřeb), na tzv. předběžné šetření, Není třeba, aby se k předběžnému šetření dostavili všichni dědicové, postačí přítomnost jednoho z nich.

Účelem předběžného šetření je zjistit okruh dědiců a okruh majetku, který má být předmětem dědického řízení. Jedná se tedy fakticky o zjištění okruhů informací, nutných k dokončení dědického řízení.

Na předběžné šetření by si předvolaný měl vždy připravit:

Případnou listinu o právním jednání pro případ smrti zůstavitele (závěť, listinu o vydědění, atd.), má-li ji k dispozici, dále doklady o majetku a dluzích, přičemž v případě trvání společného jmění manželů rovněž doklady o majetku a dluzích druhého z manželů, zejména vkladní knížky, výpisy z účtů, doklady o nemovitých věcech (výpisy z veřejného seznamu, smlouvy, dědická rozhodnutí) doklady o účasti v obchodních společnostech a družstvech, doklady o podniku, doklady o bezpečnostní schránce v bance, doklady o nákladech pohřbu a doklady o půjčkách, přesné adresy potomků, popřípadě rodičů, sourozenců, prarodičů a potomků sourozenců a prarodičů.

Následně notář vychází právě z provedeného předběžného šetření, eventuálně později doplněného dalšími informacemi dědiců. Dotazy na příslušný majetek činí pouze tam, kde je známo že existuje, nebo tam, kde je možnost, že by majetek být mohl, ale dědicové bližší informace nemají.

b) zjišťování okruhu dědiců a rozsahu majetku, tedy úkony před jednáním ve věci uzavření dědické dohody

Kolik času bude třeba pro provedení šetření k nařízení jednání ve věci uzavření dědické dohody, nelze předem určit. Zejména v případě, že jsou někteří z dědiců soudu úplně neznámí, nebo není známo, kde se známí dědicové zdržují, eventuálně jsou –li dědicové nezletilí, nebo v případě, že je nutné učinit dotazy do ciziny, je možné, že dědické řízení bude trvat delší dobu. Státní orgány a banky mají pro odpověď na dotazy notáře lhůtu 1 měsíce. Poté, co je zjišťování okruhu dědiců a okruhu majetku skončeno a je již možno nařídit konečné jednání, je třeba předvolat osoby, které připadají v úvahu jako dědici. Ti se dostavují buď osobně, eventuálně jsou zastoupeni na základě plné moci

c) oceňování majetku

Před skončením dědického řízení je proveden soupis aktiv a pasiv dědictví (tj. majetku a dluhů), a to dle stavu k datu úmrtí.  Z tohoto důvodu je třeba majetek ocenit a dluhy vyčíslit rovněž ke dni úmrtí. Majetek je nutno ocenit tzv. cenou obvyklou (tedy cenou tržní).

Soupis aktiv a pasiv dědictví se provádí při konečném jednání (viz níže). Aby bylo možno dědické řízení skončit při jediném jednání a nebylo nutno dědice předvolávat opakovaně, je nutno podklady k ocenění (odborná vyjádření znalců, znalecké posudky atd.) soudnímu komisaři předložit ještě v průběhu šetření, tj. než bude jednání nařízeno. Pokud postačí ocenění formou souhlasného prohlášení dědiců, k tomuto budou dědici vyzváni při jednání.

Oceňování jednotlivých druhů majetku:
I. Nemovitosti
Obecně platí, že k ocenění nemovitostí pro účely dědického řízení není zapotřebí znaleckých posudků, postačí vyjádření realitní kanceláře či odborné vyjádření znalce.
II. Vozidla
U vozidel postačí ocenění souhlasným prohlášením dědiců (s přihlédnutím k cenám
obdobných vozidel na internetu).
III. Movitý majetek
Většinu movitého majetku, jako např. domácí a bytové zařízení, elektrospotřebiče atd., postačí ocenit souhlasným prohlášením dědiců.
IV. Podnik
V případě, že zůstavitel byl podnikatelem, záleží na konkrétním případě – v případě malého rozsahu podnikání případně postačí i souhlasné prohlášení dědiců podložené účetními doklady, v komplikovanějších případech bude zapotřebí nechat podnik ocenit formou znaleckého posudku.

d) konečné jednání

Poté, co má notář k dispozici dostatek informací o dědicích a majetku, je možné ve věci nařídit jednání. Osoby, které připadají v úvahu jako dědici, notář předvolá.

U jednání je určen okruh dědiců, proveden soupis majetku a dluhů. V případě, že mezi dědici dojde ke sporu o to, zda nějaký majetek zemřelému patřil či nikoliv, k tomuto majetku se vůbec nepřihlíží a dědici budou vyzváni, aby své spory řešili u soudu podáním žaloby, v dědickém řízení není možné majetkové spory řešit.

Po sestavení soupisu majetku a dluhů vyzve notář dědice, aby uzavřeli dohodu o rozdělení pozůstalosti (přičemž jim pomůže dohodu správně formulovat). Dojde-li k uzavření dohody o rozdělení pozůstalosti, bude vydáno usnesení o jejím schválení a dědictví je rozděleno dle přání dědiců (tedy např. i tak, že některý z dědiců se vzdá ve prospěch jiného dědice, je-li to jeho vůle). Pokud k dohodě nedojde, bude vydáno usnesení, kterým bude pozůstalost rozdělena mezi dědice dle jejich zákonných podílů.

Usnesením, kterým je schválena dohoda o rozdělení pozůstalosti, nebo kterým je potvrzeno nabytí pozůstalosti, je dědické řízení skončeno.

Změnu vlastníka nemovitých věcí na dědice po skončení dědického řízení zajistí u příslušného katastrálního úřadu notář. Dědici nemovitých věcí vyplývá ze zákona povinnost nahlásit změnu vlastníka nemovitosti u příslušného finančního úřadu pro účely úhrady daně z nemovitosti, a to nejpozději do 31.1. následujícího kalendářního roku po němž změna vlastníka nemovitých věcí nastala.

Ohledně oznámení změny vlastníka v případě ostatního majetku budou dědici notářem vyrozuměni při jednání.

Dodatečné řízení o dědictví:

Vyjde-li po skončení dědického řízení najevo, že zemřelý vlastnil další majetek, který nebyl předmětem původního dědického řízení, je třeba, aby dědici požádali o dodatečné projednání dědictví.

V žádosti o dodatečné dědické řízení je nutno uvést přesný údaj o zemřelém (tj. jeho jméno, příjmení, datum narození, poslední bydliště a datum úmrtí), údaj o tom, kdo je dědicem zemřelého (tedy kdo byl dědicem v původním dědickém řízení – okruh dědiců již jednou zjištěný nelze měnit, a pokud někdo z původních dědiců zemřel, je vhodné uvést rovněž údaj o jeho posledním bydlišti a datu úmrtí, aby soud mohl dohledat jeho právní nástupce) a údaje o majetku, který nově vyšel najevo.

Žádost je třeba podat u soudu, u něhož proběhlo původní dědické řízení (nebo, pokud původní dědické řízení vedlo bývalé státní notářství, je žádost třeba podat u soudu, v jehož obvodu bylo poslední bydliště zemřelého).